Job Site Clerk

En Haskell, usted no solo se une a una empresa; se incorpora a un Lugar de Trabajo Destacado (Top Workplace) reconocido a nivel nacional, donde las perspectivas diversas y una mentalidad inclusiva impulsan resultados mas solidos. Ya sea que este iniciando su carrera, ampliando su experiencia o liderando el camino, encontrara una cultura fundamentada en la confianza, impulsada por la excelencia y disenada para respaldar sus objetivos. Aqui tendra la oportunidad, la flexibilidad y el sentido de pertenencia necesarios para desarrollar su carrera a su manera, al tiempo que genera un impacto real.

Alcance del puesto

Recibe a todos los visitantes del sitio y se asegura de que firmen en el registro de visitas; contesta las llamadas telefonicas y las dirige al miembro del personal correspondiente; gestiona los albaranes de entrega y otra documentacion que deba enviarse a la oficina central; supervisa las hojas de control horario de los empleados de campo bajo la supervision del Superintendente; realiza pedidos de suministros segun las indicaciones recibidas; mantiene un entorno de oficina limpio y ordenado; redacta las actas de las reuniones segun sea necesario y las distribuye segun las instrucciones; realiza copias para su distribucion; mantiene los archivos y la documentacion de la oficina; actualiza los registros; y recibe las entregas de mercancia.

Responsabilidades del puesto

Trabajar directamente bajo la supervision del Superintendente. El trabajo es, por lo general, de naturaleza administrativa y orientada a proyectos, y requiere la capacidad de comprender y seguir instrucciones.

Coordinar y organizar un sistema para completar las tareas diarias requeridas.

Mostrarse cortes y profesional con los empleados, nuestros clientes, subcontratistas, proveedores y el publico en general.

Organizar los archivos de la oficina, contratos y documentos de presentacion (submittals) siguiendo un sistema similar al utilizado en la oficina corporativa.

Poseer la capacidad y los conocimientos necesarios para operar una computadora, trabajar con programas de Microsoft como Word y Excel, y utilizar Microsoft Outlook. Utilizar equipos de oficina tales como fotocopiadoras, impresoras, escaneres, etiquetadoras, etc.

Mantener actualizadas las hojas de control horario, el registro de horas semanales y los viaticos (per diem) de los empleados de campo, y enviarlos por correo electronico al departamento de Nominas semanalmente.

Conservar copias de todos los albaranes de entrega y determinar si corresponden a una Orden de Compra Principal o a una Orden de Compra de Campo. Realizar copias y enviar los originales al Gerente de Proyecto (PM) o al Auxiliar de Cuentas por Pagar para su procesamiento y pago. Registrar y emitir numeros de ordenes de compra de campo; ingresar datos de alquiler y uso en los Informes de Equipos de Alquiler; dar seguimiento al uso de concreto mediante el registro de concreto; y enviar esta informacion por correo electronico al Gerente de Proyecto (PM) y al departamento de Cuentas por Pagar (AP) de forma mensual.

Registrar diariamente las actividades de los subcontratistas, las condiciones meteorologicas, las precipitaciones, las entregas y las reuniones en el Informe Diario del Superintendente.

Adquirir suministros de oficina, y solicitar materiales y equipos de alquiler segun las indicaciones del Superintendente de la obra.

Contactar a los proveedores para solicitar cotizaciones con el fin de realizar comparaciones de costos para materiales o equipos de alquiler.

Establecer cuentas con proveedores para compras o alquileres mensuales, tales como copiadoras, sanitarios portatiles, agua, hielo, madera, equipos de alquiler, etc.

Viajar segun sea necesario.

Otras funciones que puedan asignarse segun se requiera.

Educacion y anos de experiencia

Se prefiere contar con diploma de escuela secundaria.

Cualificaciones

Seguir instrucciones especificas.

Realizar una variedad de tareas que pueden cambiar con frecuencia.

Trabajar cumpliendo con estandares de precision.

Repetir tareas de corta duracion de acuerdo con un procedimiento establecido; y evaluar la informacion utilizando estandares medibles.

Competencias fundamentales

Estrategia - Planificacion para el futuro: Desarrollo del talento, alineacion organizacional, establecimiento de redes estrategicas y pensamiento estrategico.

Ejecucion - Logro de resultados: Pensamiento analitico, resolucion de problemas y toma de decisiones, orientacion a resultados, pensamiento flexible, gestion de recursos, trabajo en equipo y liderazgo de equipos.

Interpersonales - Construccion de relaciones: Enfoque en el cliente, influencia, negociacion, conocimiento organizacional, comunicacion y presencia profesional, y diversidad e inclusion.

Valores

Equipo: Colaborar y demostrar respeto hacia los miembros del equipo, los socios y todas las personas con las que hacemos negocios; asegurar una comunicacion abierta.

Excelencia: Esforzarse por la calidad y la seguridad; ejecutar un trabajo de la mas alta calidad (el mejor en su clase); ser creativo e innovador; dedicarse a la mejora continua. Servicio: Pasion por el servicio al cliente, tanto para clientes internos y externos como para la comunidad; genera un valor superior.

Confianza: Altos estandares de etica y responsabilidad personal; transparencia; credibilidad; equidad.

Factores ambientales y requisitos fisicos

Al desempenar las funciones de este puesto, es posible que se requiera que los miembros del equipo visiten ubicaciones alternativas; por lo tanto, deben poseer habilidades de movilidad ordinarias suficientes para tal fin. Este puesto exige la capacidad de permanecer de pie, caminar, agacharse, arrodillarse, ponerse en cuclillas y manipular (levantar, transportar, mover) cargas de peso ligero a medio, de entre 10 y 50 libras. Requiere una buena coordinacion ojo-mano, asi como destreza en brazos, manos y dedos, incluida la capacidad de asir objetos, y agudeza visual para utilizar un teclado, operar equipos y leer la informacion contenida en solicitudes o formularios. Con frecuencia, se requiere que el miembro del equipo permanezca sentado, extienda las manos y los brazos, hable y escuche.

Haskell realizara adaptaciones razonables en cumplimiento con la Ley de Estadounidenses con Discapacidades de 1990 y la Ley de Enmiendas a la Ley de Estadounidenses con Discapacidades de 2008. La descripcion del puesto se revisara periodicamente a medida que los deberes y responsabilidades cambien segun las necesidades del negocio. Las funciones laborales esenciales y marginales estan sujetas a modificaciones.

Haskell es un lugar de trabajo libre de drogas y un empleador que ofrece igualdad de oportunidades, el cual no discrimina por motivos de raza (real o percibida), color, credo, religion, origen nacional, ascendencia, estatus de ciudadania, edad, sexo o genero, identidad o expresion de genero, orientacion sexual, estado civil, servicio militar y estatus de veterano, discapacidad, informacion genetica o cualquier otra caracteristica protegida por las leyes y ordenanzas federales, estatales o locales aplicables.

Chez Haskell, vous ne rejoignez pas seulement une entreprise : vous integrez un Top Workplace (lieu de travail d'excellence) reconnu a l'echelle nationale, ou la diversite des perspectives et une pensee inclusive favorisent l'obtention de resultats plus solides. Que vous soyez en debut de carriere, en phase de perfectionnement ou en position de leadership, vous decouvrirez une culture fondee sur la confiance, animee par l'excellence et concue pour soutenir vos objectifs. Ici, vous beneficierez des opportunites, de la flexibilite et du sentiment d'appartenance necessaires pour faire evoluer votre carriere a votre image, tout en ayant un impact reel.

**Champ d'application du poste**

Accueillir tous les visiteurs du site et veiller a ce qu'ils s'inscrivent sur le registre des visiteurs ; repondre au telephone et orienter les appelants vers le membre du personnel approprie ; gerer les bons de livraison et autres documents a transmettre au siege social ; superviser les feuilles de temps des employes de terrain sous la direction du Surintendant ; passer les commandes de fournitures selon les directives recues ; maintenir la proprete et l'ordre de l'environnement de bureau ; rediger les comptes-rendus de reunion si necessaire et les diffuser selon les instructions ; effectuer des photocopies pour diffusion ; tenir a jour les dossiers et la documentation du bureau ; actualiser les registres ; receptionner les livraisons.

**Responsabilites du poste**

Travailler directement sous la supervision du Surintendant. Le travail est generalement de nature administrative et axe sur la gestion de projet ; il requiert la capacite de comprendre et de suivre des directives.

Coordonner et organiser un systeme permettant d'accomplir quotidiennement les taches requises.

Faire preuve de courtoisie et de professionnalisme envers les employes, nos clients, les sous-traitants, les fournisseurs et le public.

Organiser les dossiers de bureau, les contrats et les documents de soumission (submittals) selon un systeme similaire a celui utilise au siege social.

Posseder les competences et les connaissances necessaires pour utiliser un ordinateur, travailler avec des logiciels Microsoft tels que Word et Excel, et maitriser Microsoft Outlook. Utiliser les equipements de bureau tels que photocopieurs, imprimantes, scanners, etiqueteuses, etc.

Tenir a jour les feuilles de temps, les releves d'heures hebdomadaires et les indemnites journalieres (per diem) des employes de terrain, et les transmettre chaque semaine au service de la paie par courriel.

Conserver des copies de tous les bons de livraison et determiner s'ils relevent d'un Bon de commande principal (Major Purchase Order) ou d'un Bon de commande de chantier (Field Purchase Order). Effectuer les photocopies necessaires et transmettre les originaux au Chef de projet (PM) ou au Comptable fournisseurs pour traitement et paiement. Enregistrer et emettre les bons de commande de chantier ; saisir les donnees de location et d'utilisation dans les rapports d'equipement loue ; assurer le suivi de la consommation de beton a l'aide du registre dedie ; et transmettre ces informations par courriel au chef de projet (PM) et au service de la comptabilite fournisseurs (AP) sur une base mensuelle.

Consigner quotidiennement les activites des sous-traitants, les conditions meteorologiques, les precipitations, les livraisons et les reunions dans le rapport journalier du surintendant.

Acheter les fournitures de bureau et commander les materiaux ainsi que les equipements de location, conformement aux directives du surintendant du chantier.

Contacter les fournisseurs pour obtenir des devis et effectuer des comparaisons de couts pour les materiaux ou les equipements de location.

Ouvrir des comptes fournisseurs pour les achats ponctuels ou les locations mensuelles (tels que photocopieurs, toilettes de chantier, eau, glace, bois d'uvre, equipements de location, etc.).

Effectuer des deplacements selon les besoins.

Accomplir toute autre tache pouvant etre assignee en fonction des necessites.

Formation et experience professionnelle

Diplome d'etudes secondaires (ou equivalent) privilegie.

Qualifications requises

Suivre des directives specifiques.

Accomplir une variete de taches susceptibles d'evoluer frequemment.

Travailler en respectant des normes de precision rigoureuses.

Repeter des taches de courte duree selon une procedure etablie, et evaluer les informations a l'aide de criteres mesurables.

Competences fondamentales

Strategie - Planifier l'avenir : Developpement des talents, alignement organisationnel, reseautage strategique et pensee strategique.

Realisation - Atteindre les resultats : Pensee analytique, resolution de problemes et prise de decision, orientation resultats, flexibilite intellectuelle, gestion des ressources, travail d'equipe et leadership d'equipe.

Relations interpersonnelles - Batir des relations : Orientation client, capacite d'influence, negociation, connaissance de l'organisation, communication et prestance, diversite et inclusion.

Valeurs

Esprit d'equipe : Collaborer et faire preuve de respect envers les membres de l'equipe, les partenaires et toutes les personnes avec lesquelles nous faisons affaire ; assurer une communication ouverte.

Excellence : Viser la qualite et la securite ; realiser un travail de premier ordre ; faire preuve de creativite et d'innovation ; s'engager dans une demarche d'amelioration continue. Service : Passion pour le service a la clientele, tant aupres des clients internes qu'externes, ainsi qu'aupres de la communaute ; creation d'une valeur superieure.

Confiance : Normes elevees en matiere d'ethique et de responsabilite personnelle ; transparence ; credibilite ; equite.

Facteurs environnementaux et exigences physiques

Dans l'exercice des fonctions liees a ce poste, les membres de l'equipe peuvent etre amenes a se rendre sur d'autres sites ; ils doivent par consequent posseder des capacites de deplacement ordinaires suffisantes pour ce faire. Ce poste exige la capacite de se tenir debout, de marcher, de se pencher, de s'agenouiller, de s'accroupir et de manipuler (soulever, porter, deplacer) des charges legeres a moyennes, allant de 10 a 50 livres. Il requiert une bonne coordination il-main, ainsi qu'une dexterite des bras, des mains et des doigts - y compris la capacite de saisir des objets - et une acuite visuelle suffisante pour utiliser un clavier, manipuler des equipements et lire les informations figurant sur des formulaires ou des applications. Le membre de l'equipe est frequemment amene a etre en position assise, a tendre les bras et les mains, a parler et a ecouter.

Haskell mettra en uvre des amenagements raisonnables, conformement a l'Americans with Disabilities Act de 1990 et a l'Americans with Disabilities Act Amendments Act de 2008. La description de poste fera l'objet d'une revision periodique, a mesure que les taches et les responsabilites evolueront en fonction des necessites operationnelles. Les fonctions essentielles et marginales du poste sont susceptibles d'etre modifiees.

Haskell est un lieu de travail exempt de drogues et un employeur garantissant l'egalite des chances ; l'entreprise ne pratique aucune discrimination fondee sur la race (reelle ou percue), la couleur, les convictions, la religion, l'origine nationale, l'ascendance, le statut de citoyennete, l'age, le sexe ou le genre, l'identite ou l'expression de genre, l'orientation sexuelle, l'etat civil, le service militaire ou le statut d'ancien combattant, le handicap, les informations genetiques, ou toute autre caracteristique protegee par les lois et ordonnances federales, etatiques ou locales en vigueur.